Ĉiutage 183 miliardoj da retpoŝtoj estas senditaj al la mondo. Ni diros al vi kiel certigi, ke via letero ne perdiĝas en la ĝenerala maso. Kaj tiel ke la ricevanto ne nur sendis lin al la korbo, sed ankaŭ respondis al li pozitive. La reguloj por skribi komercan leteron estos utilaj por ĉiuj. Sen escepto. KIEL LA LITELO DEMAS KUNKAS?
Oni Devas komenci tradicie: "Kara Ivan Sergeeviĉ, saluton!" Estis kazo kiam unu granda kompanio en ĝia korespondado ŝanĝis la klasikan apelacion "Kara" al "Kara". Kaj kvankam, ŝajne, emocie la alvoko fariĝis pli varma, la partneroj estis atentaj. En neniu kazo ne uzu la frazon "Bonan tagon de la tago" kiel saluto - unue neniu parolas en vivo, kaj sekve, vi povas havi la impreson, ke vi ne zorgas pri la ricevo de la letero.
Ĉu mi povas uzi en leteroj?
Se la letero estas adresita al fremdulo kaj estas komerca naturo, ridetoj povas krei senton de familiareco en la adresato. En senkonsideraj leteroj adresitaj al kolegoj, ridetoj ne malpermesas. Tamen, se ekzistas informo en la letero, ke unu tagon la CEO de via kompanio eble bezonos, ĉu vi volas, ke la ridetanta paréntesis kaptu lian okulon?
KIEL NE KUNGAS NEGATIVAJ EMOTOJ AŬTO LA TONE DE LITROJ?
Kiam vi estas malkontenta pri io, sed ne volas malŝpari la rilaton kun la kulpaĵo de la aspekto de negativaj emocioj, sed efektive dialogos kun li, ne tuj sendu la leteron. Ni legu la tekston al kolego, kiu ne partoprenas en la konflikto, aŭ sendu ĝin poste kiam vi povas skribi leteron neŭtrale.
KIU KAJ DONIELAS, KE SPIRITAS LA LITROJ?
Letero ĉiam devas havi temon. Ĉi tio donas la statusan mesaĝon kaj ofte savas el eniri en spamon. La temo devus esti mallonga kaj kapabla aperi al vi aŭ al la temo de via kunlaboro kun la proponanto. Ekzemple, se vi renkontis klienton ĉe konferenco, forumo aŭ ekspozicio, estas logike supozi, ke multaj leteroj en sia skatolo kun la temo "oferto" aŭ "kunlaboro". Sekve, memorigu al li pli bonan nomon de via nomo aŭ kompanio. Kaj se vi longe sciis, tiam en la subjekto de la letero indiku la temon de laboro en teamo aŭ la okazo de korespondado: "la demando pri ...", "komento pri ..."
ESTAS VIA VIVA DE OFICIALAJ LIĜO AL UNOFICIA?
Se vi ricevis leteron skribitan en strikta komerca tono, vi devas respondi ĝin same. Nekuzi ĉi tiun regulon skribi komercan leteron ne devus esti.
Sperto montras, ke la transiro de formala lingvo al senkonsidera en komerca respondeco ofte kondukas al inefera interago. Estas malfacile por vi diskuti komercajn aferojn kaj instigi partnerojn plenumi iliajn obligaciojn se via komunikado kun ili fariĝis amika. La oficiala lingvo helpas konservi distancon kaj efike solvi problemojn. Formala stilo helpas korekti unue en siaj propraj deklaroj, kio kondukas al pli bonaj rezultoj.
Ĉu ekzistas metodo por konfirmi la adreson, por aldoni respondon?
Anstataŭ skribi en la temo "urĝe" aŭ "rapide", estas pli bone specifi en la teksto de la letero la ĝustan tempon en kiu vi ŝatus ricevi respondon. Ekzemple: "Mi petas, ke vi respondu ĝis tia dato" aŭ "mi serioze petas vin informi pri via decido ne pli frue ol ĉi tiu dato. Ne provu akceli la procezon informante al la adresato atendi la respondon: "Mi esperas vian konsenton" aŭ "mi petas respondi en la afirmativa". Donu al la persono la ŝancon pensi por si mem.
EN KAJ KAZZO, Ĉu ĝi uzas la GRAVA GRAVA?
Ĉi tiu ilo devas esti uzata nur kiam la kazo en la letero estas vere urĝa kaj grava ne nur por vi, sed ankaŭ por via proponanto. Ĉu vi opinias, ke ĉiuj kazoj estas kiel ĉi tio? Marku ĉiujn viajn interretajn leterojn per ruĝaj flagoj kaj krioj - malĝuste. Memoru la fabelon pri koko kaj lupo: kiam vi vere bezonas leteron por esti legata tuj, ĝi estos ignorita.
KORKRE KREKRIBI KRIBRIBAS WRITTEN KIEL FALAS KONTAJ?
Se vi devos rifuzi ion, ne komencu la mesaĝon per deklaro de malsukceso. Mallonge priskribu la kialojn por via decido kaj klare klarigu, ke en iuj cirkonstancoj oni povas reveni al la konsidero pri la afero. Dankon pro la intereso montrita al vi, esprimas bedaŭron pri tia rezulto de la afero kaj finu la leteron pozitivan noton, ekzemple "Mi deziras sukceson".
KIU FIU KIU LA LITELO ESTAS TIE LONG?
Struktu la tekston, rompu ĝin en ĉapitrojn, alineojn, alineojn - alie la longa mesaĝo malfacilas percepti. Se la informo estas donita per unu kontinua peco, tiam sur la dua linio la persono komencas perdi intereson en ĝi. La ideala formulo por kompili grandajn interretajn leterojn aspektas tiel: unu penso estas unu paragrafo. Ankaŭ estas grave eviti kompleksajn frazojn kaj neklarajn frazojn. Por rapide respondi al via letero, persono devas kompreni de la unua tempo, kion ili vere deziras de li.
KIEL ESTAS Pli Plena Supozi?
Respondante la leteron, sufiĉas indiki fine vian nomon kaj familinomon. Se vi komencas respondecon, tiam aldonu vian pozicion kaj kontaktan telefonan numeron. Uzante al la komenco de la letero la apelacion "Kara ...", ne finu ĝin per la frazo "Via fidele". Skribu: "Plej bonaj Regoj" aŭ "Sincere Via". Akiru plurajn tipojn de subskriboj en la mailer kaj uzu ilin laŭ la situacio.
EN LA VILLA MAGISTRO.
• Laŭ la kompanio de esploro de Radikati-Grupo, 183 miliardoj da interretaj leteroj sendiĝas ĉiutage en la mondo, tio estas, pli ol 2 milionojn da literoj por dua.
• Kaspersky Lab, konata fabrikanto de kontraŭ-spamaj sistemoj, taksis, ke 80% de ĉiuj poŝtoj senditaj en tagon estas spamo.
• Laŭ la agentejo Gallup Media, el la 70 milionoj da uzantoj registritaj de la poŝto-poŝto, preskaŭ 8 milionoj kontrolas sian poŝtonon ĉiutage.
• Plejparto de ĉiuj spamoj estas senditaj de Usono, Rusujo kaj Pollando.
• La plej oftaj temoj de senpaga reklamado, senditaj per poŝto, estas medikamentoj kaj konatoj.